Préparer un état des frais et enregistrer un paiement
Relire les montants avant émission, puis suivre les sommes effectivement reçues.
Pour qui ? Administrateur ou membre ; administrateur pour configurer les barèmes
Avant de commencer
Ouvrez l’acte concerné. Les montants et barèmes sont à contrôler par l’étude avant l’émission.
Préparez depuis l’acte
Dans l’onglet Factures de l’acte, cliquez sur Préparer l’état des frais. Si un modèle de frais est configuré, il sert au calcul initial ; sinon, complétez les lignes du document.
Relisez les montants
Vérifiez chaque libellé, sa nature et son montant. Complétez les lignes manquantes et l’échéance éventuelle. Tant que le document n’est pas émis, vous pouvez encore le modifier ou supprimer ce brouillon.
Émettez après contrôle
Cliquez sur Émettre puis confirmez. L’émission attribue un numéro de facture et verrouille le document. Une facture sans ligne ne peut pas être émise.
Enregistrez un encaissement
Sur la facture émise, choisissez Enregistrer un paiement. Le champ Montant reçu contient le total déjà encaissé. Remplacez-le par le nouveau total cumulé, pas par le seul dernier versement : après 20 000 F puis 10 000 F reçus, saisissez 30 000 F. Enregistrez. Le statut suit ce total.
Sortez le document
Utilisez Imprimer / PDF et contrôlez l’en-tête et les montants dans l’aperçu. Pour conserver un PDF, choisissez l’enregistrement au format PDF de votre navigateur.
Le résultat
La facture émise se retrouve dans Facturation. Le suivi des paiements indique si elle reste partiellement ou totalement à régler.
À savoir avant de poursuivre
L’émission est définitive : la facture ne peut plus être modifiée ni supprimée. Enregistrer un paiement constate un encaissement ; cette action ne débite pas le client. Ce guide ne décrit pas de parcours d’avoir.
Si quelque chose bloque
- Préparer l’état des frais n’apparaît plus
- L’acte a déjà un état des frais : ouvrez-le depuis son onglet Factures. Un seul état des frais est prévu par acte.
- Le paiement est refusé
- Le total reçu doit être compris entre zéro et le montant de la facture. Saisissez le cumul effectivement encaissé, en incluant les versements précédents. Pour corriger une erreur, remplacez ce cumul par le bon montant.
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