Guide d’utilisation
Tout ce qu’il faut pour prendre GestNotaire en main, dans l’ordre où vous allez l’utiliser. Rien à installer, aucune formation nécessaire.
Démarrer
Ouvrir votre étude
Créez votre compte : le nom de l’étude, votre nom, votre e-mail et un mot de passe. Vous êtes administrateur de l’étude, et vous avez trente jours d’essai sans carte bancaire.
Renseigner le cabinet
Paramètres → Cabinet : le nom de l’étude, ses coordonnées et son pays. Ces informations figurent en tête de vos états de frais, et le pays situe votre étude dans l’espace OHADA. GestNotaire n’applique aucun barème : les émoluments et débours relèvent de votre étude, qui en répond. Prenez une minute pour les remplir dès le départ.
Vos types d’actes sont déjà là
Vente immobilière, donation, succession, contrat de mariage, bail, constitution de société, cautionnement. Ils sont créés avec votre étude et vous appartiennent : Paramètres → Types d’actes pour en ajouter, en renommer ou en retirer.
Importer votre liste de clients
Clients → Importer : téléchargez le modèle Excel, remplissez-le — une ligne par client, seuls le nom et le prénom sont obligatoires — et déposez-le. Vous voyez un aperçu avant tout enregistrement : ce qui est prêt, les doublons détectés, les lignes à corriger. L’import concerne votre liste de clients uniquement — vos dossiers et vos actes se créent ensuite dans l’application.
Un dossier, du début à la fin
Créer le client
Clients → Nouveau client. À la création, le nom, l’e-mail et le téléphone suffisent : vous complèterez la fiche plus tard, quand vous aurez la pièce d’identité en main.
Compléter la fiche client
Sur la page du client, « Modifier le client » ouvre le panneau complet : identité, nationalité, profession, coordonnées, situation matrimoniale. Choisissez « Marié(e) » et le régime matrimonial apparaît ; cochez « Contrat de mariage » et les détails du notaire s’ajoutent. Les pièces d’identité se gèrent séparément, plus bas sur la page — un client peut en avoir plusieurs, avec leur date de délivrance et d’expiration.
Ouvrir le dossier
Dossiers → Nouveau dossier. Un dossier a toujours un client : c’est ce qui le rend exploitable ensuite. Sa référence (D-2026-001…) est attribuée automatiquement et sans rupture. Vous pouvez aussi l’ouvrir depuis la page du client.
Rédiger l’acte
Dans le dossier, « Nouvel acte » : choisissez son type et le rôle du client (vendeur, acquéreur…). L’acte s’ouvre directement, et ses formalités sont déjà créées d’après son type. Rédigez dans l’éditeur — titres, articles, texte justifié — et enregistrez.
Ajouter les parties
Onglet Parties de l’acte : ajoutez les autres intervenants avec leur rôle. Un client qui n’existe pas encore peut être créé sans quitter l’acte.
Authentification et répertoire
Faire avancer l’acte
Le statut se change depuis l’en-tête de l’acte : brouillon → révision → finalisé → authentifié. Une étape à la fois, pour qu’un acte ne saute jamais une phase par inadvertance.
Authentifier
L’authentification est réservée au notaire (administrateur) et se confirme explicitement. À ce moment, l’acte reçoit son numéro de répertoire — dans l’ordre, par année, sans rupture.
Un acte authentifié est scellé
Son texte et ses parties ne sont plus modifiables : c’est un acte authentique. Ses formalités, elles, restent ouvertes — c’est après la signature qu’on les accomplit.
Consulter le répertoire
Répertoire : le registre officiel, filtrable par année et par type, imprimable et exportable. Il se tient tout seul à partir des actes que vous authentifiez.
Formalités, agenda et équipe
Suivre les formalités
Chaque acte porte ses formalités, créées automatiquement selon son type. Formalités affiche celles de toute l’étude, avec leurs échéances — c’est la file de travail du clerc.
L’agenda
Rendez-vous et échéances au même endroit, en liste, en semaine ou en mois. Les flèches permettent de passer d’une semaine ou d’un mois à l’autre.
Depuis votre téléphone
L’outil s’utilise au téléphone comme au bureau : consulter un dossier, vérifier une échéance ou marquer une formalité faite entre deux rendez-vous, sans repasser à l’étude. Rien à installer — c’est le même site.
Inviter votre clerc
Paramètres → Équipe → Inviter un collaborateur. Il reçoit un e-mail, choisit son mot de passe et rejoint l’étude. Le nombre de collaborateurs ne change pas le prix.
Qui peut faire quoi
L’administrateur gère l’étude, ses types d’actes, son équipe et l’abonnement, et lui seul authentifie un acte. Le membre prépare les dossiers, rédige et suit les formalités.
Sortir vos documents
Exporter un acte
Depuis l’éditeur : Word (.docx) ou PDF. La mise en forme — titres, alignements — est conservée.
Exporter les listes
Dossiers, actes, clients, formalités et le répertoire s’impriment et s’exportent depuis leur page.
Vos actes vous appartiennent
Même sans abonnement actif, vos actes et votre répertoire restent consultables et exportables. Seule la création de nouveaux dossiers et actes est suspendue.
Et si vous arrêtez GestNotaire ?
Vos actes sortent au format Word et PDF, et vos listes ainsi que votre répertoire s’exportent depuis leur page : ce que vous emportez est lisible sans nous. Nous vous recommandons d’exporter votre répertoire à chaque clôture d’exercice et d’en conserver une copie chez vous — c’est votre registre, il ne doit dépendre d’aucun logiciel. Pour effacer les données de votre étude, écrivez-nous : nous procédons à leur suppression.
Essai et abonnement
L’essai
Trente jours, sans carte bancaire, avec toutes les fonctions. Paramètres → Abonnement indique les jours restants.
S’abonner
50 000 F CFA par mois, ou 500 000 F CFA par an (deux mois offerts), pour toute l’étude — collaborateurs et actes sans limite. Le paiement se fait par carte, en ligne : nous ne voyons jamais votre numéro.
Changer ou résilier
Paramètres → Abonnement → Gérer l’abonnement : changez de carte, passez au tarif annuel, consultez vos factures ou résiliez, vous-même et à tout moment.
Et le calcul des frais ?
Dans Paramètres → Types d’actes, chaque type porte son modèle de frais : postes fixes, barèmes par tranches ou par paliers (définis une fois dans votre bibliothèque), TVA sur les émoluments. Sur un acte, « Préparer l’état des frais » produit un brouillon calculé à partir des informations du dossier, que vous relisez puis émettez. Pour vous montrer le chemin, votre cabinet démarre avec la trame « Constitution de SARL » déjà structurée — postes à 0 F et barème du décret n° 2017-596, entièrement ajustables. GestNotaire ne livre aucun tarif de cabinet : les montants sont ceux de votre étude.
Une question que ce guide ne couvre pas ? Écrivez-nous.